Un(e) assistant(e) administratif(ve) est en quelque sorte le couteau suisse du gérant d’entreprise. Parmi les nombreuses contraintes liées à la gestion d’une organisation, le temps vient souvent à manquer. En outre, employer une personne à temps partiel ou à temps complet (afin de prendre en charge toutes les tâches administratives) représente un coût non négligeable. Les grandes entreprises s’accompagnent d’un(e) assistant(e) administratif(ve) au quotidien, mais qu’en est-il des tout jeunes entrepreneurs ou des artisans ? Ces professionnels ont eux aussi des obligations incompressibles d’ordre administratif. Comment l’assistant(e) administratif(ve) aide ces personnes ? On fait le point.

Libérez davantage de temps pour votre cœur de métier grâce à un(e assistant(e) administratif(ve)

Peu importe la profession que vous exercez, il existe certaines choses que vous ne pourrez pas déléguer. En effet, un(e) secrétaire indépendant(e) ne saura pas prospecter à votre place, ou encore monter un mur en parpaings (encore que !!!). Blague à part, vous pourrez en revanche déléguer toute la sphère administrative de votre entreprise à une personne compétente.

Sous traiter la paperasserie est le principal moyen pour vous, de vous consacrer à de la production. Et qui dit production, dit productivité, donc augmentation du chiffre d’affaires.

Un(e) assistant(e) administratif(ve) simplifie votre comptabilité

En effet, la rigueur et l’organisation propres au métier de secrétaire/assistant(e) administratif(ve) indépendant(e) ont une incidence positive sur votre comptabilité ! Votre comptable sera ravi de recevoir en temps et en heure, tous les documents indispensables à la bonne tenue de votre dossier. Vos factures, justificatifs de paiements, reçus, vos déclarations de TVA, Urssaf, etc. Tous ces documents doivent impérativement être conservés, triés, et fournis à votre comptable.

L’assistant(e) administratif(ve) effectue ce travail de collecte, de tri et même d’envoi, pour vous. Cela peut vous sembler peu de choses, mais croyez-le ou non, votre sommeil se portera bien si vous savez que ces détails sont réglés, et entre de bonnes mains.

Vous gagnez de l’argent grâce à votre assistant(e) administratif(ve)

Si vos tâches administratives ne nécessitent pas de salarier une personne, même à temps partiel, l’assistant(e) indépendant(e) est la meilleure solution pour vous seconder. Les prestations de cette personne seront moins onéreuses qu’un(e) salarié(e). Un(e) prestataire indépendant(e) pour la gestion de vos tâches administratives vous soumet dans un premier temps, un devis. Ce devis reprend les missions que vous pourriez confier à cette personne, ainsi que le temps estimé pour mener à bien les différentes missions. Le travail de votre assistant(e) administratif(ve) peut être revu à la baisse ou à la hausse, selon le budget que vous pouvez consacrer à ce service.

Vous contrôlez donc votre budget. De même, ce mode de fonctionnement vous permet de payer pour un service régulier ou ponctuel. Cependant, même si vous faite appel à un(e) assistant(e) administratif(ve) de manière récurrente, le prix demandé pour ses services sera quoi qu’il arrive plus facile à supporter que le salaire d’une personne que vous auriez embauchée.

Vos frais de fonctionnement sont moins élevés grâce à un(e) assistant(e) administratif(ve)

Les calculs sont simples : vous n’êtes pas obligé(e) de dédier une pièce spécifique, ainsi que du matériel informatique à votre prestataire de services. Plusieurs cas de figure sont possibles : soit votre assistant(e) travaille à domicile, et peut absolument tout faire à distance, soit cette personne se rend ponctuellement dans votre local professionnel (notamment pour récupérer divers documents, ou vous faire signer des papiers).

Le cas du travail à distance exclusivement sous-entend que vous devez disposer d’une imprimante et d’un scanner, afin de pouvoir transmettre vos documents facilement à votre assistant(e) administratif(ve).

Un service réactif, ponctuel, personnalisé et soigné, de la part de votre assistant(e) administratif(ve) indépendant(e)

Il ne faut évidemment pas abuser de ce genre de demande, mais l’essence même d’un(e) secrétaire/assistant(e) administratif(ve) indépendant(e), est de pouvoir répondre à des demandes spécifiques. C’est également une capacité à faire preuve de réactivité à des moments parfois pas toujours prévus.

Votre prestataire s’efforce de réaliser toutes les tâches administratives que vous lui confiez, par ordre de priorité, et avec le plus grand soin. Vous êtes quoi qu’il en soit en mesure de consulter tout le travail fourni par votre assistant(e), et de lui demander des explications si des choses vous paraissent compliquées.

Un contrat de confiance vous lie à votre assistant(e) administratif(ve)

Bien entendu, l’aspect pécuniaire constitue le liant de votre collaboration. Toutefois, étant donné que votre assistant(e) administratif(ve) sera plongé(e) dans vos documents administratifs, la confidentialité est de mise. Il est possible d’instaurer certaines règles en passant par un contrat écrit et signé. Cela établit et formalise vos attentes en matière de confidentialité, vis-à-vis de votre assistant(e) administratif(ve) indépendant(e). La notion de gagnant-gagnant est tout à fait adaptée, lorsque l’on songe à une collaboration entre un entrepreneur et son assistant(e) administratif(ve) indépendant(e). L’idée étant d’instaurer un partenariat durable et profitable à chacun.

Les services de l’assistant(e) administratif(ve) indépendant(e) ont aussi vocation à permettre au commanditaire, de se « reposer ». Se reposer dans le sens où les préoccupations d’ordre administratif sont intégralement gérées par le prestataire de services.

Les missions principales de l’assistant(e) administratif(ve)

Traditionnellement, l’entrepreneur délègue à son assistant(e) : le standard téléphonique, l’organisation et la gestion des documents comptables, la gestion des devis, la gestion des factures, les paiements à d’éventuels fournisseurs, la gestion du courrier et des mails…

Toutefois, et cela reprend la notion de « secrétaire/assitant(e) adminsitratif(ve) 2.0 », d’autres missions peuvent être confiées. Il peut s’agir de gestion du personnel, d’élaboration de documents de communication, de mailing, etc.

Secrétaire ou assistant(e) administratif(ve) indépendant(e) : un métier aux multiples facettes

Capacités à s’adapter et polyvalence caractérisent en tous points le travail de ces personnes. En définitive, la curiosité, l’ordre, et la courtoisie sont des qualités très appréciées. Au delà d’une organisation à toute épreuve, l’assistant(e)administratif(ve) est une personne passionnée par son métier.